Reeks - Ondernemers tijdens COVID-19: Aandeelhoudersbesluiten - Beperkte impact van KB nr. 4

Met haar recente KB wenst de Federale Overheid een tijdelijke versoepeling van de regels inzake besluitvorming in te voeren. Naast enkele beperkte maatregelen voor het bestuur, voorziet het KB ook een oplossing voor het houden van algemene vergaderingen van aandeelhouders.

COVID-19 heeft sinds enkele weken een rechtstreekse impact op elk aspect van ons dagelijks leven, en zeker ook op het bedrijfsleven. De huidige crisis maakt het voor ondernemers niet gemakkelijk om zich te organiseren. Zo heeft het samenscholingsverbod een directe impact op de besluitvorming in onze ondernemingen.

Met haar recente KB wenst de Federale Overheid een tijdelijke versoepeling van de regels inzake besluitvorming in te voeren. Naast enkele beperkte maatregelen voor het bestuur (zie artikel), voorziet het KB ook een oplossing voor algemene vergaderingen van aandeelhouders.

Belangrijk is dat deze maatregelen suppletief zijn.

In die zin kan elke onderneming nog steeds een algemene vergadering van aandeelhouders organiseren zoals vroeger, voor zover de maatregelen inzake social distancing worden gewaarborgd en alle andere wettelijke en statutaire bepalingen worden nageleefd. Zoals:

• de algemene vergadering fysiek laten plaatsvinden, met waarborg van de maatregelen inzake social distancing.

Denk bijvoorbeeld aan een familiebedrijf waarvan de aandelen werden geschonken door de ouders aan de kinderen met voorbehoud van vruchtgebruik. Aangezien de ouders samenwonen kunnen zij nog altijd onder elkaar een algemene vergadering houden.

• de algemene vergadering via video- of telefoonconferentie houden. Indien alle aandeelhouders akkoord gaan om zo te vergaderen, de identiteit van alle aandeelhouders kan worden nagegaan en er wordt gewaarborgd dat elke aandeelhouder kan deelnemen aan de beraadslaging, het woord kan voeren en kan stemmen, kan dit nog steeds geldig worden georganiseerd. Het Verslag aan de Koning bij het betreffende KB bevestigt dit trouwens.

Denk bijvoorbeeld aan een joint venture tussen 2 business partners. Of een familiebedrijf waar een deel van de aandelen in volle eigendom werden geschonken door de ouders aan hun 3 kinderen, die niet meer samenwonen. De aandeelhouders kennen elkaar en gezien hun geringe aantal kunnen zij perfect via videoconferentie vergaderen.

• de algemene vergadering via volmacht houden. Elke aandeelhouder kan volmacht verlenen aan een mede-aandeelhouder of aan een derde (voor zover niet statutair uitgesloten) teneinde vertegenwoordigd te worden op de algemene vergadering.

Denk bijvoorbeeld aan het verlenen van een volmacht aan een mede-aandeelhouder om een algemene vergadering te kunnen houden bij de notaris. Deze aandeelhouder kan dan alleen de verplaatsing naar de notaris maken, zodat de regels van social distancing gewaarborgd kunnen worden.

• de algemene vergadering via schriftelijke besluitvorming houden. Dit is uitgesloten voor algemene vergaderingen die bij authentieke akte moeten worden verleden en kan slechts bij eenparig akkoord van alle aandeelhouders. Tevens is het belangrijk na te gaan of er statutaire bepalingen zijn terzake.

Denk aan ons voorbeeld van het familiebedrijf waar een deel van de aandelen in volle eigendom werden geschonken door de ouders aan hun 3 kinderen, die niet meer samenwonen. Indien zij allen akkoord gaan, kan bijvoorbeeld de herbenoeming van bestuurders gemakkelijk genotuleerd worden via schriftelijke besluitvorming en het laten circuleren van de notulen per e-mail.

De maatregelen voorzien door het KB zullen m.a.w. vooral nuttig zijn voor ondernemingen die een wijd verspreid aandeelhouderschap kennen. Het houden van een algemene vergadering met tientallen aandeelhouders lijkt ons inderdaad in deze tijden niet eenvoudig te organiseren op de voormelde manieren. Denk bijvoorbeeld aan een vierde generatie familiebedrijf waarin alle takken nog participeren in het kapitaal.

Het KB voorziet dat het bestuursorgaan twee opties heeft:

1. De algemene vergadering van aandeelhouders laten doorgaan, doch zonder fysieke aanwezigheid

Het bestuursorgaan kan, zelfs zonder statutaire machtiging, elke fysieke aanwezigheid op de algemene vergadering verbieden en de aandeelhouders zo verplichten hun rechten uit te oefenen:

• door voorafgaandelijk aan de algemene vergadering, op afstand te stemmen. Het bestuursorgaan stelt dan een stemformulier ter beschikking of organiseert een stemming via haar website.
• door volmacht te verlenen. Het bestuursorgaan kan hierbij zelfs verplicht aanduiden aan wie de volmacht moet worden verleend, onder voorwaarde dat de volmacht dan wel een duidelijke steminstructie bevat.
• het bestuursorgaan kan tevens opleggen dat de aandeelhouders hun vragen uitsluitend schriftelijk mogen stellen voorafgaandelijk aan de algemene vergadering.

Het KB laat toe dat deze documenten door de aandeelhouders worden terugbezorgd met alle mogelijke middelen, bijvoorbeeld een scan of foto per e-mail doorsturen. Het bestuursorgaan kan wel opleggen dat deze documenten moeten teruggestuurd worden een bepaalde tijd voor de algemene vergadering (het KB suggereert vier dagen, hetgeen voor een genoteerde vennootschap verplicht is).

De effectieve algemene vergadering kan dan bijvoorbeeld worden gehouden via telefoon- of videoconferentie in aanwezigheid van het bureau, het bestuursorgaan, de commissaris (indien benoemd), en in voorkomend geval, de volmachthouder. Het bestuursorgaan kan de conferentie openen voor de aandeelhouders, zodat zij de vergadering kunnen volgen. Als de algemene vergadering authentiek moet worden verleden, dient uiteraard wel de fysieke aanwezigheid van de notaris geregeld te worden.

2. De algemene vergadering uitstellen

Het bestuursorgaan kan beslissen de vergadering uit te stellen, wat voornamelijk van belang zal zijn voor de (jaar)vergadering die de jaarrekening moet goedkeuren. Het KB verlengt hierbij de termijnen voor goedkeuring en neerlegging van jaarrekeningen met maximaal 10 weken. Dit houdt in dat bij afsluiting van het boekjaar per 31 december 2019, de jaarvergadering kan worden uitgesteld tot uiterlijk 8 september 2020 (10 weken na 30 juni).

Let wel, de algemene vergadering die wordt opgeroepen (i) op verzoek van de commissaris, (ii) op verzoek van aandeelhouders overeenkomstig de bepalingen van het WVV, of (iii) wanneer het nettoactief negatief dreigt te worden of is, kan niet worden uitgesteld. De bepaling inzake het negatief worden van het nettoactief is opmerkelijk, daar dit niet alle gevallen van de zogenaamde “alarmbelprocedure” dekt. M.a.w. kan in de andere gevallen van “alarmbelprocedure” de betreffende algemene vergadering wel uitgesteld worden.

Het KB heeft een ruim toepassingsgebied, zijnde alle vennootschappen, verenigingen en rechtspersonen voorzien in het WVV, aangevuld met rechtspersonen die in het leven zijn geroepen via andere wetten en reglementen.

Het KB werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op donderdag 9 april 2020. Het heeft uitwerking vanaf 1 maart 2020 en dit in eerste instantie tot 3 mei 2020, maar de versoepeling werd intussen verlengd tot en met 30 juni. Het is van toepassing op vergaderingen die:

• werden opgeroepen in bovenvermelde periode van 1 maart t.e.m. 30 juni 2020, zelfs indien de vergadering plaats heeft na 30 juni 2020, maar niet op vergaderingen die reeds plaats hadden voor 9 april 2020;
• worden gehouden vanaf 9 april 2020 en ten laatste op 30 juni 2020 (zelfs indien ze al voor publicatie waren opgeroepen); en
• hadden moeten gehouden worden voor 9 april 2020, doch die niet hebben plaatsgevonden (omdat men bijvoorbeeld niet wist hoe ze te houden).

Wenst u op de hoogte te blijven? Volg Cazimir op LinkedIn!

De andere artikels in deze reeks: