Het UBO-register en de vennootschap

De vierde antiwitwasrichtlijn (Richtlijn (EU) 2015/849) voerde voor elke lidstaat van de Europese Unie de verplichting tot het opzetten van een UBO-register (ultimate beneficial owners of uiteindelijk begunstigden) in. In dit centraal register dienen de gegevens van de uiteindelijke begunstigden van de in de lidstaten gevestigde vennootschappen en andere juridische entiteiten verzameld te worden. Onder een uiteindelijke begunstigde wordt begrepen: “de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een vennootschap of een andere juridische constructie, diens lasthebber, de begunstigde van levensverzekeringsovereenkomsten en/of de natuurlijke persoon voor wiens rekening een verrichting wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan”. Intussen werd ook reeds een vijfde antiwitwasrichtlijn (Richtlijn (EU) 2018/843) uitgevaardigd, dewelke onder meer een verscherping van het UBO-register en de meldingsplichtigen inhoudt. Deze Europese richtlijnen moeten omgezet worden in nationaal recht. De Belgische wetgever introduceerde met de Wet van 18 september 2017 reeds de eerste aanzet voor het UBO-register. Een effectieve uitvoering ervan vereiste echter verdere implementatie. Dit gebeurde middels het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018. Hieronder wordt de werking van dit UBO-register, alsook de inwerkingtreding ervan toegelicht.

1. Welke juridische constructies worden geviseerd?

Het UBO-register omvat informatie over de uiteindelijke begunstigden van welbepaalde juridische constructies, met name: in België opgerichte vennootschappen, stichtingen en (internationale) vzw’s, trusts, fiduciën en gelijkaardige juridische entiteiten. Deze gegevens moeten door bovenstaande entiteiten zelf aangeleverd worden. Daarnaast hebben bepaalde meldingsplichtige entiteiten (die aan de witwasrichtlijnen onderworpen zijn) zoals externe accountants, auditors en belastingadviseurs de verplichting om elk verschil dat zij vaststellen tussen de informatie in het register en deze waarover zij beschikken te melden aan de bevoegde autoriteiten.

2. Wie wordt beschouwd als een “uiteindelijke begunstigde”?

De precieze omschrijving van een uiteindelijk begunstigde is afhankelijk van het type van juridische constructie waarin hij/zij een belang heeft. Daarenboven maakt het Koninklijk besluit ook wat betreft de mee te delen informatie een onderscheid in functie van de betrokken entiteit. In deze bijdrage wordt de focus gelegd op de vennootschap als juridische entiteit. In onze andere bijdragen kunt u (binnenkort) meer lezen over de toepassing van het UBO-register wanneer de juridische entiteit een stichting of een vzw dan wel een trust betreft. Ten slotte handelt er een artikel in het bijzonder over het de burgerlijke maatschap en haar uiteindelijke begunstigden. Onderaan deze pagina vindt u de links naar de respectievelijke bijdragen.

Als uiteindelijke begunstigden van een vennootschap worden aangemerkt:

1. De natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van de stemrechten of aandelen in deze vennootschap houden. Dit belang kan zowel direct als indirect (middels bijvoorbeeld een tussengeplaatste vennootschap) aangehouden worden.
2. De natuurlijke personen die zeggenschap uitoefenen over deze vennootschap via andere middelen. Voorbeelden hiervan zijn het uitoefenen van een overheersende invloed middels een overeenkomst hiertoe dan wel een bepaling in de statuten, de bevoegdheid tot benoeming van het hogere leidiggevend personeel, ...
3. De natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel, indien geen van de personen als bedoeld onder i) of ii) is geïdentificeerd, of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is, respectievelijk zijn. Voorbeelden hiervan zijn de CEO of de voorzitter van het directiecomité.

3. Welke gegevens worden opgenomen in het UBO-register?

De vennootschappen delen aan het register de volgende informatie over elk van hun uiteindelijke begunstigden mee:

1° naam;

2° eerste voornaam;

3° geboortedag;

4° geboortemaand;

5° geboortejaar;

6° nationaliteit(en);

7° land van verblijf;

8° volledige verblijfsadres ;

9° de datum waarop hij/zij uiteindelijke begunstigde van de vennootschap is geworden;

10° rijksregisternummer;

11° de categorie(ën) van personen waartoe hij/zij behoort (i.e. aandeelhouder, zaakvoerder of gelijksoortige uitoefening van het zeggenschap, hoger leidinggevend personeelslid);

12° afzonderlijk of samen met andere personen beantwoordend aan één of meer van bovenstaande categorieën;

13° rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde;

14° indien onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde: het aantal tussenpersonen en ook, voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens, met minstens de naam, de oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer, (of elk ander vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar de tussenpersoon is geregistreerd);

15° de omvang van het uiteindelijke belang in de informatieplichtige, namelijk: het percentage van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige (of de gewogen percentages ingeval van indirecte participatie).

Wij merken in deze bijdrage graag op dat de te verstrekken gegevens voor uiteindelijke begunstigden van vennootschappen lichtjes verschillen van die van stichtingen of vzw’s en trusts. U kunt de details hierover (binnenkort) raadplegen in de respectievelijke bijdragen.

4. Wie heeft er toegang en tot welke gegevens?

Ook de toegang tot de informatie opgenomen in het UBO-register varieert zowel per type van juridische entiteit als per categorie van gemachtigde. In deze bijdrage wordt louter aandacht besteed aan de toegang tot de gegevens die betrekking hebben op informatie over uiteindelijke begunstigden die een belang in een vennootschap houden.

i) Toegangsgerechtigden

De informatie opgenomen in het UBO-register is toegankelijk voor:

1° de “bevoegde autoriteiten” (lees: de overheid);

2° de meldingsplichtige entiteiten in het kader van het cliëntenonderzoek;

3° elke burger.

De eerste twee categorieën, de bevoegde autoriteiten en de meldingsplichtige entiteiten, kunnen een aanvraag indienen tot toegang tot het register bij de Administratie van de Thesaurie. De aangeduide personeelsleden zullen dan toegang krijgen tot het register en dit met betrekking tot bepaalde uiteindelijke begunstigden zelf kunnen beheren.

Vervolgens heeft er nog een derde categorie van personen toegang. U leest het goed: elke burger heeft de mogelijkheid het UBO-register te raadplegen teneinde informatie over de uiteindelijke begunstigden van Belgische vennootschappen te vergaren. Dit is zeer opmerkelijk en verregaand. Dit koninklijk besluit dat dient ter implementatie van de vierde anti-witwasrichtlijn gaat immers veel verder dan hetgeen deze richtlijn vereist. Betreffende deze derde categorie verlangde de EU louter dat “alle personen of organisaties die een legitiem belang kunnen aantonen” toegang krijgen tot het register. De veel ruimere formulering in het KB is te wijten aan de recente publicatie van de vijfde anti-witwasrichtlijn die informatie van UBO’s in het kader van vennootschappen openstellen voor “elk lid van de bevolking”. Raadpleging door een burger is slechts mogelijk na identificatie ervan door middel van zijn elektronische identiteitskaart. De informatie over deze raadplegingen zal overigens worden bewaard.

ii) Inperkingen en één uitzondering op de toegankelijkheid (voor burgers)

Deze brede toegankelijkheid van het register wordt echter op twee wijzen beperkt.

Allereerst hebben burgers slechts toegang tot volgende informatie betreffende de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen: (achter)naam, geboortemaand en -jaar, woonstaat, nationaliteit(en), aard en omvang van het gehouden belang. De volledige naam, het rijksregisternummer en het adres van de uiteindelijk begunstigden worden aldus niet prijsgegeven. Evenmin wordt het kapitaal of het vermogen dat de vennootschap weerspiegelt onthuld.

Ten tweede kan informatie over de uiteindelijke begunstigden van een vennootschap door burgers slechts worden opgevraagd indien men beschikt over de naam of het KBO-nummer van de onderneming. Voor operationele vennootschappen die op frequente basis in het handelsverkeer ageren is dit geen obstakel. Voor beleggingsvennootschappen en/of onderhands opgerichte vennootschappen die weinig tot geen publicatieverplichtingen hebben, is het achterhalen van de naam of het KBO-nummer van de vennootschap, teneinde een opzoeking in het UBO-register te doen, geen sinecure. Zelfs met de hervorming van het ondernemingsrecht en bijvoorbeeld de inschrijvingsverplichting in het KBO die deze meebrengt voor maatschappen, zal de discretie van een maatschap (mits de nodige voorzorgsmaatregelen) niet steeds moeten inboeten. Hierover kunt u (binnenkort) meer lezen in onze bijdrage die handelt over het UBO-register en de maatschap.

Daarnaast wordt er ook in een uitzondering op deze brede toegankelijkheid voorzien.

De uiteindelijke begunstigde kan aan de Administratie van de Thesaurie verzoeken om de toegang tot welbepaalde / alle informatie omtrent diens persoon in het register te beperken. Er dient dan wel te worden aangetoond dat:

• ofwel deze toegang de uiteindelijke begunstigde blootstelt aan “een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie”;
• ofwel dat de uiteindelijke begunstigde minderjarig of anderszins handelingsonbekwaam is.

De administratie zal case by case nagaan of het uitzonderlijk karakter van de ingeroepen omstandigheden een beperking van de toegankelijkheid van de gegevens in het register verantwoordt.

Deze uitzondering kan enkel worden tegengeworpen aan de meldingsplichtige entiteiten en de burgers. De overheid zal met andere woorden steeds volwaardige toegang tot de informatie betreffende uiteindelijke begunstigden van vennootschappen verkrijgen.

iii) Kritiek op brede toegankelijkheid

Toch moet er minstens een kritische noot geplaatst worden bij de uiterst ruime toegankelijkheid van het UBO-register.

Zowel de Europese als de Belgische wetgever menen dat er zich geen probleem stelt met betrekking tot de ruime werkingssfeer van de toegang tot het UBO-register. De motivatie voor deze brede toegankelijkheid is dat publieke toegang tot deze informatie ook meer onderzoek ervan door de maatschappij, onder meer de pers of maatschappelijke organisaties, mogelijk maakt. Verder zou deze openbaarheid bijdragen tot het vertrouwen in de integriteit van zakelijke transacties en het financiële stelsel. Allereerst merken wij op dat bovenstaande doelstellingen toch ver zijn afgedwaald van de oorspronkelijke idee, i.e. de bestrijding van witwassen en van de financiering van terrorisme. Volgens de vijfde anti-witwasrichtlijn bestaat er een “goed evenwicht tussen het algemeen openbaar belang (...) enerzijds en de grondrechten van de betrokkenen anderzijds”. Het Verslag aan de Koning bij het Koninklijk Besluit argumenteert met vijf redenen waarom de toegang van de gegevens voor elke burger gerechtvaardigd is en dat dergelijke toegang evenredig is aan het doel van de wet. Hierbij tracht men tegemoet te komen aan de o.i. terechte bemerkingen van de Privacycommissie en van de Raad van State (afdeling Wetgeving). De Privacycommissie oordeelde namelijk dat het verschaffen van toegang aan elke burger niet proportioneel is. De transparantievereisten wegen niet op tegen de eerbiediging van het privéleven. Om die reden werden de voor burgers toegankelijke gegevens gedeeltelijk afgezwakt (geen volledige naam, adres, etc., zie supra).

Men moet voor ogen houden dat het UBO-register door Europa werd ingevoerd in de nasleep van de Panama-Papers. De oorspronkelijke bedoeling was om te vermijden dat personen hun wettelijke en fiscale verplichtingen konden ontduiken door zich te verschuilen achter exotische vennootschapsconstructies. Dit wetgevend initiatief is daarom o.i. een performant middel in strijd tegen de internationale fiscale fraude, omdat het aan de overheid een duidelijk beeld geeft van wie aandeelhouder is in welke vennootschap.

Europa heeft haar lidstaten evenwel ook verplicht om dit UBO-register voor vennootschappen toegankelijk te maken voor "elk lid van de bevolking". Deze maatregel is o.i. helemaal niet proportioneel met het nagestreefde doel. Om die reden menen wij dat voormelde uitzondering op deze publieke toegankelijkheid ruim geïnterpreteerd moet worden: er is o.i. altijd sprake van "blootstelling aan een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie" wanneer uit het UBO-register blijkt dat een persoon een groot vermogen heeft en hij/zij dit zonder het UBO-register ten aanzien van Jan met de pet discreet had kunnen houden. Uiteraard blijft het koffiedik kijken hoe de administratie met deze uitzondering zal omgaan.

5. Varia: controle, kennisname, sancties, kosten, ...

De geregistreerde gegevens zullen door de administratie gecontroleerd worden. Te dien einde zal zij samenwerken met onder meer de FOD Financiën, maar ook met derden en met de andere lidstaten van de Europese Unie. Zoals reeds vermeld hebben de meldingsplichtige entiteiten de verplichting om elk verschil dat zij vaststellen tussen de informatie in het register en deze waarover zij beschikken te melden aan de bevoegde autoriteiten.

Bij de aanvraag van gegevens uit het centraal register heeft men de mogelijkheid de aanvrager een administratieve kost aan te rekenen. In het geval van niet-naleving van de regelgeving inzake het UBO-register kunnen administratieve boetes opgelegd worden.

Elke uiteindelijke begunstigde moet worden geïnformeerd over zijn rechten en verplichtingen in verband met het UBO-register. Verder kunnen uiteindelijke begunstigden ook kennis nemen van de op hun naam geregistreerde informatie, alsook verzoeken om deze gegevens te wijzigen en/of weg te halen. Naar aanleiding van de raadpleging van de gegevens van uiteindelijke begunstigden zullen deze laatsten niet worden verwittigd.

6. Wanneer treden de verplichtingen omtrent het UBO-register in werking?

De Europese richtlijnen bepalen dat de lidstaten uiterlijk tegen 10 januari 2020 hun UBO-register op touw moeten hebben gezet. Het Koninklijk Besluit tot verdere implementatie van het UBO-register treedt echter reeds in werking op 31 oktober 2018, op grond van artikel 26. Aangezien de gegevens moeten worden verstrekt binnen één maand vanaf de inwerkingtreding, dienen in principe uiterlijk 30 november 2018 de hierboven vermelde persoonsgegevens worden overgemaakt. Op haar website en in de FAQ over het UBO-register heeft de FOD Financiën uitstel verleend. Uiterlijk op 31 maart 2019 dient de nodige informatie over de uiteindelijke begunstigden te zijn overgemaakt aan de bevoegde autoriteiten. Tegen ten laatste 10 maart 2021 moeten de verschillende Europese registers via een centraal Europees platform aan elkaar gekoppeld te zijn.

Wenst u op de hoogte te blijven? Volg Cazimir op LinkedIn!

Cazimir advocaten